Один з найчастіших страхів у новачків-ФОП: «Мені потрібен бухгалтер, інакше я щось зламаю». Для більшості підприємців на єдиному податку без ПДВ це не так. Облік тут простий — простіший, ніж здається. Складність не в правилах, а в регулярності: раз на квартал зібрати всі надходження й нічого не забути.
Розкажемо, що реально потрібно, а що можна не робити.
Що обов'язково за законом
Для 1, 2 і 3 групи без ПДВ закон вимагає небагато:
- Облік доходів у довільній формі, помісячно (п. 296.1 ПКУ). Не книга з печатками — просто таблиця чи запис в Електронному кабінеті, де видно дохід за кожен місяць. Як її вести — у статті про книгу обліку доходів.
- Декларація: 3 група — щокварталу, 1 і 2 група — раз на рік.
- Сплата податків у строк: єдиний податок, військовий збір, ЄСВ. Усі дати — у нашому податковому календарі.
- ПРРО, якщо ваша діяльність його вимагає (для 2–3 групи в більшості видів торгівлі й частині послуг). Це окрема тема, і тут варто уточнити свій випадок у бухгалтера чи податковій.
Усе. Звіту про витрати, балансу, обліку основних засобів ФОП на єдиному податку без ПДВ не веде.
Що варто вести для себе
Податкова не просить, але без цього важко зрозуміти, чи бізнес взагалі заробляє:
- Витрати за статтями — закупівля, реклама, доставка, оренда. Хоча б 8–10 статей.
- Хто вам винен. Виставлені рахунки, які ще не оплатили.
- Скільки відкласти на податки. 6 % від кожного надходження для 3 групи — і в окремий «конверт».
Мінімум на тиждень, місяць і квартал
Ось як це виглядає на практиці у ФОП, які ведуть облік самі.
Раз на тиждень (15 хвилин):
- переглянути надходження за тиждень у всіх банках;
- позначити, які рахунки клієнтів оплачено;
- рознести великі витрати за статтями.
Раз на місяць (30 хвилин):
- записати дохід за місяць у книгу обліку;
- 1–2 група — сплатити єдиний податок і військовий збір до 20 числа;
- подивитися, скільки заробили після витрат.
Раз на квартал (1–2 години):
- звірити дохід з виписками всіх рахунків, включно з NovaPay чи Пром-оплатою;
- 3 група — подати декларацію й сплатити податки;
- усі — сплатити ЄСВ до 20 числа після кварталу.
Типові пастки самостійного обліку
Другий банк. Відкрили рахунок у ПриватБанку «для одного клієнта» — і забули про нього в декларації. Дохід — це надходження на всі рахунки ФОП.
Перекази між своїми рахунками. Перекинули гроші з monobank у ПриватБанк — і порахували їх як дохід двічі. Податок переплачено.
Повернення покупцю. Повернули гроші за товар — дохід цього періоду зменшується. Багато хто про це забуває й платить податок з грошей, яких уже немає.
Готівка. Отримали готівкою за товар — це теж дохід, навіть якщо гроші не потрапили на рахунок.
Коли все-таки потрібен бухгалтер
Ми не агітуємо обходитися без бухгалтера будь-що. Він потрібен, якщо:
- у вас є наймані працівники (зарплатні звіти — окрема історія);
- ви платник ПДВ;
- працюєте з іноземними клієнтами й валютою регулярно;
- отримали лист чи запит від податкової;
- вирішуєте, чи переходити на іншу групу або загальну систему.
Хороший компроміс — вести облік самостійно, а бухгалтеру показувати раз на квартал перед декларацією. Якщо ваш бухгалтер працює з кількома ФОП, в obih він бачить усіх клієнтів в одному кабінеті й не просить надсилати виписки.
Як ми спростили це для себе
Більша частина цього мінімуму — механічна робота: зібрати виписки, відкинути перекази між своїми рахунками, підсумувати. Саме це obih робить автоматично: виписки monobank, ПриватБанку й NovaPay приходять самі, дохід для податку рахується без переказів і повернень, а календар показує суму й строк. Вам лишається перевірити й натиснути «сплатити».
Часті питання
Чи можна вести облік ФОП у телефоні? Так. Облік може бути електронним, у тому числі в застосунку чи таблиці на телефоні — головне, щоб дохід було видно помісячно.
«Учет ФОП без бухгалтера» — чи реально на 3 групі? Так, для 3 групи без ПДВ і без працівників це цілком реально: дохід, декларація раз на квартал і три платежі.
Скільки зберігати документи? Щонайменше три роки (1 095 днів) — це строк, протягом якого податкова може перевірити ваші доходи.
Джерела
Цифри й строки звірено з офіційними джерелами станом на дату оновлення. Правила змінюються — перед сплатою перевіряйте в Електронному кабінеті платника.
