Коротко: облік товарних запасів за формою Мінфіну (наказ № 496) ведуть ФОП, які продають товари через РРО чи ПРРО. Більшість ФОП на єдиному податку без ПДВ від цього звільнені — крім тих, хто продає технічно складні побутові товари з гарантійним строком, ліки й медичні вироби або ювелірні вироби. Форма має 9 граф, а першим записом заноситься опис залишків.
Хто зобов'язаний вести облік товарних запасів
Обов'язок встановлює пункт 12 статті 3 Закону про РРО: суб'єкти, які проводять розрахунки через РРО/ПРРО, ведуть облік товарних запасів на складах і в місцях реалізації.
Звільнені від цього обов'язку ФОП — платники єдиного податку, які не є платниками ПДВ, крім тих, хто продає:
- технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) й мають гарантійний строк, — побутова техніка, електроніка, телефони;
- лікарські засоби й медичні вироби;
- ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, каміння й напівдорогоцінного каміння.
| Ситуація | Облік товарних запасів |
|---|---|
| ФОП 1–3 групи без ПДВ, продає одяг, косметику, продукти | не обов'язковий |
| ФОП без ПДВ, продає побутову техніку з гарантією | обов'язковий (за цими товарами) |
| ФОП без ПДВ, продає ліки чи медвироби | обов'язковий |
| ФОП без ПДВ, продає ювелірні вироби | обов'язковий |
| ФОП 3 групи — платник ПДВ | обов'язковий |
Навіть якщо вас звільнено, облік залишків варто вести для себе: інакше важко зрозуміти, що закуповувати, що лежить мертвим вантажем і скільки ви насправді заробили.
Форма обліку товарних запасів: 9 граф
Форму затверджено наказом Мінфіну № 496 від 03.09.2021. Вона складається з таких граф:
| Графа | Що вносити |
|---|---|
| 1 | Порядковий номер запису |
| 2 | Дата запису |
| 3 | Назва первинного документа (накладна, опис залишків, акт) |
| 4 | Номер документа |
| 5 | Дата документа |
| 6 | Найменування / код постачальника чи покупця |
| 7 | Вартість товарів, що надійшли |
| 8 | Вартість товарів, що вибули (крім проданих через РРО/ПРРО) |
| 9 | Примітки |
Облік ведуть у вартісному вираженні — не за кожною одиницею товару, а за сумами документів. Продажі через РРО чи ПРРО в графу 8 не вносять: їх і так видно у фіскальних чеках і звітах.
Як заповнювати: порядок
- Перший запис — опис залишків. Коли починаєте вести облік (або відкриваєте нову точку продажу), складіть опис товарів, які вже є, і внесіть його загальну вартість першим рядком.
- Надходження вносяться до початку продажу — за накладною постачальника, у день надходження товару й до того, як товар потрапить на полицю чи в інтернет-магазин.
- Вибуття без РРО — повернення постачальнику, списання браку, передача на іншу точку — у графу 8 з документом-підставою.
- Виправлення — не закреслюючи нечитабельно: помилковий запис позначають «анульовано», а правильний вносять новим рядком.
- Облік можна вести на папері чи в електронному вигляді — окремо для кожного місця зберігання й продажу.
Зразок заповнення
| № | Дата | Документ | № док. | Дата док. | Контрагент | Надійшло, грн | Вибуло, грн | Примітки |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.10.2026 | Опис залишків | 1 | 01.10.2026 | — | 84 300,00 | залишок на початок | |
| 2 | 03.10.2026 | Видаткова накладна | 512 | 03.10.2026 | ТОВ «Техно-Опт» | 46 800,00 | ||
| 3 | 07.10.2026 | Накладна на повернення | 7 | 07.10.2026 | ТОВ «Техно-Опт» | 3 900,00 | брак | |
| 4 | 09.10.2026 | Акт списання | 2 | 09.10.2026 | — | 1 250,00 | пошкоджено при доставці |
Продажі покупцям у цьому прикладі пробиті через ПРРО, тому в форму не потрапляють.
Як скласти документ для покупця — див. видаткова накладна ФОП: зразок і генератор накладної.
Шаблон форми в Excel. Завантажте безкоштовний шаблон форми обліку товарних запасів (Excel): 9 граф за наказом Мінфіну № 496, приклад заповнення з описом залишків, автоматичні підсумки надходження й вибуття та аркуш з інструкцією.
Типові помилки
- Товар продано раніше, ніж внесено в облік. Надходження має бути в обліку до першого продажу.
- Немає опису залишків на початок обліку — тоді вся подальша форма не зводиться з реальністю.
- Продажі через ПРРО внесено в графу 8 — це подвійний облік, графа 8 лише для вибуття без чека.
- Облік ведеться один на кілька точок, хоча товари зберігаються й продаються в різних місцях.
Відповідальність
За відсутність обліку товарних запасів (там, де він обов'язковий) Закон про РРО передбачає фінансові санкції у відсотках від вартості необлікованих товарів. Тому, якщо ви продаєте техніку з гарантією, ліки чи ювелірку, — ведіть облік з першого дня.
Облік залишків в obih
В obih у каталозі товарів зберігаються ціни закупівлі, а замовлення з Prom, Horoshop і WooCommerce та відправлення Нової Пошти пов'язані з товарами — видно, що продається й з якою маржею. Для виробництва obih веде залишки матеріалів: надходження, списання на замовлення й інвентаризацію. Офіційну форму обліку товарних запасів за наказом № 496 obih поки не формує — якщо вона для вас обов'язкова, ведіть її окремо.
Часті питання
Чи треба вести облік товарних запасів ФОП 2 групи? Якщо ви не платник ПДВ і не продаєте технічно складні побутові товари з гарантією, ліки, медвироби чи ювелірку — ні.
«Учет товарных запасов ФОП» — це та сама форма? Так, це російськомовна назва. Форма одна — за наказом Мінфіну № 496.
Чи потрібен облік при продажу через інтернет-магазин? Так, якщо ви проводите розрахунки через РРО/ПРРО і не підпадаєте під звільнення. Спосіб продажу (офлайн чи онлайн) значення не має.
Чи можна вести облік в Excel? Так, облік можна вести в електронному вигляді, якщо таблиця відповідає формі з 9 граф і порядку заповнення.
Джерела
- Закон «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі…» № 265/95-ВР, ст. 3 п. 12
- Наказ Мінфіну № 496 від 03.09.2021 «Про затвердження форми та порядку ведення обліку товарних запасів»
Цифри й строки звірено з офіційними джерелами станом на дату оновлення. Правила змінюються — перед сплатою перевіряйте в Електронному кабінеті платника.
