Коротко: видаткова накладна — первинний документ, який підтверджує передачу товару від продавця покупцю. Єдиної обов'язкової форми немає, але документ має містити реквізити зі статті 9 Закону про бухгалтерський облік: назву, дату, сторони, зміст і обсяг операції, одиниці виміру й підписи. Печатка не обов'язкова. Скласти накладну за хвилину можна в генераторі видаткової накладної.
Коли ФОП потрібна видаткова накладна
ФОП на єдиному податку не зобов'язаний вести бухгалтерський облік, але первинні документи в торгівлі все одно потрібні — насамперед вашим клієнтам:
- покупець — компанія чи ФОП: накладна потрібна йому для обліку товару й витрат;
- поставка за договором: накладна підтверджує, що товар передано в потрібній кількості;
- відстрочка оплати: підписана накладна — доказ, що товар отримано, якщо доведеться стягувати борг;
- повернення товару: за накладною простіше звірити, що й коли передавалося.
Для послуг замість накладної складають акт виконаних робіт (наданих послуг).
Обов'язкові реквізити
За статтею 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинний документ має містити:
- Назву документа — «Видаткова накладна» — і номер.
- Дату складання.
- Назву підприємства, від імені якого складено документ, — для ФОП це ПІБ, бажано з РНОКПП.
- Зміст і обсяг господарської операції — що саме передано, кількість, ціна й сума.
- Одиницю виміру — шт, кг, м, упаковка.
- Посади й ПІБ осіб, відповідальних за операцію, та їхні підписи.
Додатково (не обов'язково, але корисно): РНОКПП або ЄДРПОУ покупця, підстава (договір чи рахунок), сума прописом, IBAN продавця, примітка «Без ПДВ».
Зразок заповнення видаткової накладної ФОП
Видаткова накладна № 27 від 12.10.2026
Постачальник: ФОП Петренко Олена Іванівна, РНОКПП 1234567890, IBAN UA21 3220 0100 0002 6007 2335 6600 1. Платник єдиного податку, без ПДВ.
Одержувач: ТОВ «Клієнт», код ЄДРПОУ 12345678.
Підстава: договір поставки № 12 від 01.09.2026.
| № | Найменування | К-сть | Од. | Ціна, грн | Сума, грн |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Футболка бавовняна, розмір M | 20 | шт | 350,00 | 7 000,00 |
| 2 | Худі з принтом, розмір L | 10 | шт | 900,00 | 9 000,00 |
| Усього | 16 000,00 |
Усього на суму: шістнадцять тисяч гривень 00 копійок. Без ПДВ.
Відвантажив(ла): ________ Петренко О. І. Отримав(ла): ________ (підпис, ПІБ, посада)
Такий самий документ, з автоматичною сумою прописом і місцями для підписів, створює наш генератор видаткової накладної — безкоштовно й без реєстрації.
Чи потрібна печатка
Ні. Печатка не є обов'язковим реквізитом первинного документа, а з 2017 року суб'єкти господарювання взагалі не зобов'язані мати печатку. Якщо вона у вас є й покупець просить, можна поставити — але документ дійсний і без неї.
Без ПДВ: що писати ФОП на єдиному податку
ФОП, який не зареєстрований платником ПДВ, складає накладну без ПДВ: ціни й суми — без податку, а внизу або біля реквізитів — примітка «Без ПДВ» чи «Платник єдиного податку, без ПДВ». Податкову накладну такий ФОП не складає — це документ лише для платників ПДВ, і його не варто плутати з видатковою.
Електронна видаткова накладна
Накладну можна скласти й підписати електронно — кваліфікованими електронними підписами (КЕП) обох сторін. Такий документ має ту саму юридичну силу, що й паперовий. Зручно, коли покупець далеко, а товар відправлено перевізником.
Скільки примірників і як зберігати
Зазвичай — два примірники: один у вас, другий в одержувача. Первинні документи зберігають щонайменше 3 роки (1 095 днів) — це строк, протягом якого податкова може перевірити ваші доходи.
Видаткова накладна, рахунок і ТТН: у чому різниця
| Документ | Що підтверджує | Хто підписує |
|---|---|---|
| Рахунок на оплату | прохання оплатити, реквізити | лише продавець (не обов'язково) |
| Видаткова накладна | передачу товару покупцю | обидві сторони |
| ТТН перевізника | перевезення вантажу | перевізник, відправник, одержувач |
Для обліку товару на складі — див. статтю про форму обліку товарних запасів.
Видаткова накладна в obih
Якщо ви виставляєте рахунки в obih, накладну не треба заповнювати окремо: на сторінці рахунку натисніть «Видаткова накладна» — документ створиться з товарних позицій рахунку, з реквізитами сторін, сумою прописом і підставою «Рахунок-фактура № … від …». Нумерація накладних ведеться окремо по роках, PDF готовий до друку чи підпису КЕП. Для послуг так само створюється акт виконаних робіт.
Часті питання
Чи обов'язково ФОП виписувати видаткову накладну? Якщо покупець — фізична особа, яка платить у магазині чи онлайн, — як правило, ні: продаж підтверджує фіскальний чек. Для покупців-компаній і ФОП накладна — стандартна практика, і її майже завжди просять.
«Расходная накладная ФОП образец» — це той самий документ? Так, це російськомовна назва видаткової накладної. Зразок і реквізити ті самі.
Чи можна виправляти помилки в накладній? Краще скласти нову накладну з тим самим номером і датою або оформити коригування за домовленістю з покупцем. Виправлення від руки мають бути засвідчені підписами обох сторін.
Чи треба вказувати IBAN у накладній? Не обов'язково — це не реквізит первинного документа. Але якщо оплата ще попереду, IBAN спростить покупцю розрахунок.
Джерела
- Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 (реквізити первинних документів)
- Закон «Про електронні документи та електронний документообіг»
Цифри й строки звірено з офіційними джерелами станом на дату оновлення. Правила змінюються — перед сплатою перевіряйте в Електронному кабінеті платника.
