Коротко: податковий облік ФОП відповідає на питання «скільки податку платити», а управлінський — «скільки я заробляю, куди йдуть гроші й чи вистачить їх наступного місяця». Для малого бізнесу достатньо двох звітів: рух грошових коштів (надходження й витрати за статтями по місяцях) і прибутки та збитки (виручка мінус собівартість і витрати). Обидва будуються з тих самих виписок банку.
Чим управлінський облік відрізняється від податкового
| Податковий облік ФОП | Управлінський облік | |
|---|---|---|
| Для кого | для податкової | для вас |
| Що рахує | дохід (надходження) | надходження, витрати, прибуток, залишки |
| Форма | закон (довільна, помісячно) | будь-яка зручна |
| Витрати | не враховуються (крім 3 групи з ПДВ) | ключовий показник |
| Обов'язковість | обов'язковий | добровільний |
ФОП на єдиному податку може роками платити податки правильно й при цьому не знати, чи прибутковий бізнес. Наприклад, дохід росте, а грошей на рахунку менше — бо більше товару в запасах, більше відмов за накладеним платежем чи дорожча реклама.
Звіт про рух грошових коштів (cash flow)
Звіт про рух грошових коштів (ДДС, cash flow) показує, звідки прийшли гроші й куди пішли за кожен місяць. Це найпростіший і найкорисніший звіт: він будується прямо з виписок.
| Стаття | Серпень | Вересень | Жовтень |
|---|---|---|---|
| Залишок на початок | 42 000 | 51 300 | 38 900 |
| Надходження від покупців | 186 000 | 204 000 | 221 000 |
| Накладений платіж | 64 000 | 58 000 | 71 000 |
| Разом надходження | 250 000 | 262 000 | 292 000 |
| Закупівля товару | 128 000 | 171 000 | 140 000 |
| Реклама | 31 000 | 34 000 | 36 000 |
| Доставка й відмови | 12 700 | 14 400 | 13 100 |
| Податки й ЄСВ | 21 000 | 7 000 | 23 600 |
| Оренда, сервіси, зв'язок | 8 000 | 8 000 | 8 000 |
| Вилучено власником | 40 000 | 40 000 | 40 000 |
| Разом витрати | 240 700 | 274 400 | 260 700 |
| Залишок на кінець | 51 300 | 38 900 | 70 200 |
Що з нього видно: у вересні витрати перевищили надходження — бо закупили більше товару. Це не збиток, а гроші, «заморожені» в запасах. Але якби залишок на початок був меншим, на податки в жовтні могло б не вистачити.
Як скласти звіт про рух коштів
- Візьміть виписки всіх рахунків — банки, платіжні сервіси, NovaPay — за кілька місяців.
- Виключіть перекази між своїми рахунками — це не надходження й не витрати.
- Розкладіть операції за статтями. 8–15 статей достатньо: надходження від покупців, закупівля, реклама, доставка, податки, зарплата, оренда, вилучення власника.
- Підсумуйте по місяцях і порахуйте залишки на початок і кінець.
Звіт про прибутки та збитки
Рух коштів показує гроші, а прибуток — заробіток. Різниця — у часі: товар закупили у вересні, а продали в жовтні; гроші пішли у вересні, а витрата на собівартість — у жовтні.
Спрощено для торгівлі:
- Виручка — продажі за місяць;
- мінус собівартість проданого — закупівельна ціна саме проданих товарів (а не всього закупленого);
- = валовий прибуток;
- мінус операційні витрати — реклама, доставка, комісії, оренда, сервіси;
- мінус податки;
- = чистий прибуток — те, що бізнес реально заробив.
Як рахувати собівартість для виробництва — у статті про собівартість замовлення.
Платіжний календар
Третій інструмент — платіжний календар: заплановані надходження й платежі на найближчі тижні. Він відповідає на питання «чи вистачить грошей 20 числа, коли платити ЄСВ і постачальнику». Особливо корисний, якщо оплати клієнтів приходять нерівномірно.
З чого почати ФОП
- Заведіть статті надходжень і витрат — не більше 15.
- Щотижня розносьте операції з виписок за статтями.
- Щомісяця дивіться рух коштів: де витрати ростуть швидше за надходження.
- Коли звикнете — додайте прибуток і платіжний календар.
Головна складність — регулярність: розносити виписки вручну щотижня мало хто встигає.
Управлінський облік в obih
В obih виписки приходять з банків самі, перекази між своїми рахунками розпізнаються, а операції розносяться за статтями за правилами, які ви налаштуєте один раз. Звіт про рух грошових коштів і звіт про прибутки та збитки будуються по місяцях з експортом в Excel, а планові платежі видно в платіжному календарі. Ті самі дані дають і податковий облік — дохід для єдиного податку та книгу обліку доходів.
Часті питання
Чи обов'язковий управлінський облік для ФОП? Ні. Обов'язковий лише облік доходів для податків. Управлінський — для власника, щоб бачити прибуток і гроші.
Чим cash flow відрізняється від прибутку? Cash flow — рух грошей: коли вони реально надійшли й пішли. Прибуток — заробіток за період з урахуванням собівартості саме проданого. Бізнес може бути прибутковим і водночас не мати грошей — наприклад, якщо все вкладено в запаси.
«Управленческий учет» і «движение денежных средств» — це те саме? Так, це російськомовні назви: управлінський облік і рух грошових коштів (ДДС).
Скільки статей має бути у звіті про рух коштів? Для малого бізнесу — 8–15. Більше — важко підтримувати, менше — звіт нічого не пояснює.
