Коротко: замовлення на Prom.ua — це ще не дохід. Для ФОП на єдиному податку дохід виникає тоді, коли гроші надійшли на поточний рахунок: від покупця напряму, від Нової Пошти за накладеним платежем чи виплатою Пром-оплати. Тому облік магазину — це зведення трьох джерел: замовлень у кабінеті Prom, посилок і виплат перевізника та виписки банку.
Чому облік магазину «розʼїжджається»
Більшість продавців на Prom ведуть облік у кабінеті маркетплейсу й дивляться на залишок у банку. Проблема в тому, що ці два джерела показують різне:
- кабінет Prom знає, що замовили, яка сума й статус замовлення;
- Нова Пошта знає, де посилка й чи забрав її покупець;
- банк знає, які гроші справді прийшли — і часто однією сумою за кілька посилок.
Поки замовлень десяток на місяць, різницю видно на око. Коли їх сотні, з'являються «загублені» посилки: покупець не забрав товар, гроші не надійшли, а в кабінеті замовлення давно позначене як виконане.
Що вважати доходом ФОП
ФОП на єдиному податку визнає дохід за датою надходження коштів (п. 292.6 Податкового кодексу), а не за датою оформлення чи відправлення замовлення. Звідси три практичні правила:
- Замовлення в дорозі — не дохід. Якщо посилку відправили 29 вересня, а гроші за накладеним платежем надійшли 2 жовтня, це дохід жовтня, тобто IV кварталу.
- Комісія сервісу не зменшує дохід. Якщо платіжний сервіс чи перевізник утримав комісію й переказав вам меншу суму, ДПС зазвичай вважає доходом повну суму, яку сплатив покупець, а комісію — вашою витратою. Як саме трактувати ваш сервіс, уточніть у бухгалтера.
- Повернення не є доходом. Кошти, повернуті покупцю через повернення товару чи розірвання договору, до доходу не включаються (п. 292.11 ПКУ). Якщо гроші повертаєте в іншому кварталі, ніж отримали, дохід зазвичай коригують у періоді повернення.
Для третьої групи це прямо впливає на податок: 5 % єдиного податку й 1 % військового збору рахуються від фактичних надходжень за квартал.
Як звести замовлення Prom із грошима
Крок 1. Розділіть способи оплати
У Prom покупець може оплатити замовлення по-різному: онлайн через Пром-оплату, накладеним платежем у відділенні перевізника або переказом на ваш рахунок за реквізитами. Для обліку важливо, звідки прийдуть гроші:
| Спосіб оплати | Звідки надходять гроші | Що звіряти |
|---|---|---|
| Пром-оплата | Виплата від платіжного партнера Prom | Номери замовлень у виплаті |
| Накладений платіж | Виплата від Нової Пошти (NovaPay) | ТТН кожної посилки |
| Переказ за реквізитами | Від покупця напряму | ПІБ покупця й суму |
Крок 2. Звʼяжіть замовлення з посилкою
Кожне замовлення з доставкою має ТТН. Саме за нею зручно перевіряти, чи отримав покупець посилку й чи виплачено гроші. Якщо посилка повернулася, замовлення має перейти у «повернення», а не залишатися «виконаним».
Крок 3. Знайдіть гроші у виписці
Виплати за накладеним платежем і Пром-оплатою часто приходять однією сумою за кілька замовлень. Перевіряйте розшифровку виплати: які ТТН чи замовлення в неї увійшли. Замовлення, гроші за яке не прийшли за звичний для вашого перевізника строк, — привід розібратися.
Крок 4. Позначте повернення
Повернення коштів покупцю — окрема операція, яка зменшує дохід. Якщо вести облік лише за надходженнями й не позначати повернення, податок буде переплачено.
Як бачити прибуток магазину, а не лише оборот
Оборот — це сума замовлень. Прибуток — те, що залишилося після закупівлі товару, доставки, комісій маркетплейсу й реклами. Щоб його бачити:
- рахуйте собівартість товару в кожному замовленні (ціна закупівлі);
- відносьте комісії Prom, рекламу й доставку до витрат того місяця, коли їх сплачено;
- дивіться на звіт про прибутки й збитки, а не на залишок у банку.
Як це працює в obih
В obih три джерела зводяться автоматично:
- замовлення Prom.ua підтягуються за ключем API — номер, покупець, сума, статус; можна підключити кілька магазинів;
- посилки Нової Пошти звʼязуються із замовленнями за ТТН: видно, що в дорозі, що отримано й коли виплачено накладений платіж;
- виписки банку підтягуються самі (monobank, ПриватБанк) або імпортом файлу, а дохід для єдиного податку рахується з фактичних надходжень.
Під час бета-тесту obih безкоштовний — підключіть магазин і подивіться на свої замовлення за останні тижні.
Часті питання
Чи потрібно відображати в доході замовлення, які ще не оплачені? Ні. ФОП на єдиному податку відображає дохід, коли гроші надійшли на рахунок. Неоплачені замовлення — це дебіторська заборгованість, а не дохід.
Покупець оплатив Пром-оплатою у вересні, а виплата прийшла в жовтні. Це дохід якого кварталу? Орієнтуйтеся на дату зарахування коштів на ваш поточний рахунок. Якщо в спірних випадках сумніваєтеся, як трактувати конкретний платіжний сервіс, уточніть у бухгалтера.
Чи треба видавати фіскальний чек за замовленнями з Prom? Це залежить від способу оплати, групи єдиного податку й товару. Вимоги до РРО/ПРРО — окрема тема; узгодьте свою ситуацію з бухгалтером або перевірте роз'яснення ДПС.
Як рахувати повернення, якщо покупець повернув лише частину товару? До доходу не включається саме та сума, яку ви фактично повернули покупцю. Зберігайте підтвердження: заяву покупця чи накладну на повернення й платіжку.
Джерела
- Податковий кодекс України, ст. 292: п. 292.6 (дата доходу), п. 292.11 (повернення коштів покупцю)
- ДПС: військовий збір 1 % для ФОП 3 групи
Цифри й строки звірено з офіційними джерелами станом на дату оновлення. Правила змінюються — перед сплатою перевіряйте в Електронному кабінеті платника.
